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可访问的数字文档通过提供清晰的信息使所有用户受益, 简洁的, 以及容易理解的信息. 当你计划, 格式, 并考虑可访问性来构建文档内容, 确保残障人士和使用不同设备的人的可用性, 软件, 和硬件.
在这里, 我们提供了确保文档可访问性的一般提示, 以及各种文档格式的详细指导方针. 另外, 我们提供了一套步骤，以尽量减少您的网站上无法访问的文件的数量.
将可访问性融入到流程中
- 在创建源文档时，从一开始就考虑到可访问性. 这样可以防止返工并确保效率.
- 保持源文档可用. 这是PDF产生的文档版本, 通常是Microsoft Word, 演示文稿, 或Excel文件. 从源文档中修复要比从PDF中修复容易得多.
- 在导出到PDF时，使用保留可访问性的方法.
- 在文档创建和网站发布过程中分配额外的时间来解决可访问性问题.
- 利用可访问性检查器来评估您的文档.
- 参加我们的培训课程 创建可访问的数字文档.
- 请随意 接触 如果您有任何问题或需要帮助.
从三个简单的步骤开始
如果你不确定从哪里开始, 这里有三个简单的步骤，可以显著提高几乎任何文档的可访问性:
- 确保你的标题和副标题有一个语义上的“标题样式”. 避免只用粗体或更大的字体来表示标题, 因为辅助技术可能不能正确地解释它们. 参考 如何在Word中设置标题的说明.
- 检查链接文本，并确保它具有足够的描述性，以便在独立于周围内容阅读时提供关于目的地的清晰信息. 避免使用像“阅读更多”或“这里”这样的通用术语作为链接文本. 参考 说明如何在Word中创建更有意义的链接.
- 包括图像的替代文本. 所有的图像应该有简洁和描述性的alt文本，除非他们是纯粹的装饰，不提供任何相关的视觉信息. 尽量保持描述简短. 参考 如何在Word中设置所有文本的说明.
减少网站上无法访问的文档的数量
- 查看网站上面向公众的文档列表，比如pdf. 从网站上删除任何过时或多余的文档. 确定哪些pdf文件可以转换为网页或网页表单. 当在线发布时，HTML格式使最广泛的用户受益. 网页和基于Web的内容本质上比文档更容易访问，而且对所有用户来说都更容易发现和导航.
- 将无法访问的PDF文档或表单转换为可访问的网页和web表单.
- 评估剩余的pdf的可访问性，并按照提供的指导使其可访问. 如果缺乏内部资源，可以考虑聘请供应商使pdf易于访问.